システム開発における業務フローとは何か？進め方・目的・書き方のポイントや注意点解説

と言った疑問に答えます。

この記事を読むことで、
・システム開発における業務フローの位置づけや重要性
・業務フロー作成の流れ・書き方
・使えそうなテンプレートやサンプル
が分かります。

システム開発において、業務フローは要件洗い出しの「ツール・手段」ですが、その「ツール・手段」が目的になっているケースがあります。本記事を読むことで、手段が目的にならず、システム開発で誰が、どのように作るべきか抑える事が出来ます。

本記事は、以下の社内SE基礎講座の「業務フロー作成の書き方」の記事です。

IT初心者・社内SE向け｜システム開発の【基礎講座】関連記事一覧

システム開発における業務フローとは？

業務フローとは何か？なぜ必要か？業務フローの本当の目的は？とった観点から解説します。

解説する観点

業務フローとは何か？

業務フローとは、ビジネスプロセスやビジネスフローとも呼ばれたりする、ビジネスにおける業務をどう遂行するかの活動や作業を図等で可視化したものです。

業務フローの一般的な目的は

主な用途は、
・業務改善（効率化・コスト削減）の材料
・トレーニングの材料
・業務運用マニュアルの材料
等に活用します。

システム開発の要件定義で使うイメージが強いかもしれませんが、本来は様々な用途で利用されます。したがって、システム開発の要件定義で業務フローを１から作らなくても、本来は業務運用を実施する為に、業務フローは存在すべき代物です。

システム開発における業務フローの目的

プロジェクト企画や要件定義フェーズにおいて、システムで解決する業務課題を特定する為の材料として活用します。ステム開発のテストやリリースフェーズでは、トレーニング材料としても活用します。

業務フローの種類

一言で業務フロー（プロセス図）と言っても実際は様々な種類の図が存在します。本記事では、業務プロセスフローを前提にコツや書き方を解説していきます。

業務プロセスフロー（Business Process Flow）：

• 定義: 業務全体の流れを視覚的に表したもの。
• 目的: 業務の流れを把握し、効率化を図る。
• 例: 製品の受注から出荷までのプロセス。

データフロー（Data Flow）：

• 定義: データがシステム内でどのように流れるかを示した図。
• 目的: データの入力から出力までの流れを明確化し、情報処理の効率化を図る。
• 例: 顧客情報の入力からレポート生成までのデータ処理。

ワークフロー（Workflow）：

• 定義: 業務手順を一連のタスクとして定義し、それがどのように進行するかを示す。
• 目的: タスクの割り当てや進行管理を効率化する。
• 例: 請求書の作成から承認までのフロー。

プロセスマップ（Process Map）：

• 定義: 業務プロセスの各ステップを視覚的にマッピングした図。
• 目的: 業務全体のプロセスを一目で把握しやすくする。
• 例: 新製品開発プロセスの全体像。

システムフロー（System Flow）：

• 定義: システム間のデータの流れや操作の流れを示した図。
• 目的: システム設計や改修のために、システムの動作を理解する。
• 例: 顧客管理システムのフロー。

EPC（Event-driven Process Chain）：

• 定義: 業務プロセスをイベントと機能のチェーンで表現する手法。
• 目的: 複雑な業務プロセスの分析と最適化を支援。
• 例: 生産計画から製品完成までのプロセス。

BPMN（Business Process Model and Notation）：

• 定義: 業務プロセスを標準化された記号で記述する手法。
• 目的: 業務プロセスを統一的かつ詳細にモデリングする。
• 例: 顧客対応プロセスの詳細なフロー。

https://chatgpt.com/

業務フロー作成の流れ

業務フローを作成していく流れは以下です。それぞれの流れの詳細を詳しく解説していきます。

1. 目的と範囲の明確化

業務フローは様々な用途で利用します。その為、今回の業務フロー作成は何を目的に実施するかまず定義します。例えば、システム開発の要件定義の為に、業務フローを作成・更新する場合今回の対象業務からかけ離れた業務領域は作成対象から除くことが可能です。目的とスコープを明確にすることで作業を次に進める事が可能です。

２. 役割分担の定義

システム開発の要件定義等で業務フローを作成する場合などは特に、業務・IT・Sierの誰がどの部分をどの粒度まで作成するかを合意する必要があります。

基本的には、作成された業務フローの責任者・管理は業務主管部門です。作成も一般的に業務部門です。IT・社内SE・Sierはその業務部門のアウトプットを元にシステム検討のインプットにします。

しかし、業務部門がシステム開発が初めての場合や、工数が足りなく外部リソースに作業を依頼したい場合などは、スコープと粒度を決め一部作業をITやSier等に依頼する場合もあります。この場合、しっかりと誰がどの範囲の業務フローをどの粒度まで作成し、最終的な成果物の責任は誰が持つのか認識合わせが必要です。これを怠ると、業務フロー完成後に、こんなはずじゃなかったという事態を回避する事が出来ます。

３．業務の理解と情報収集

業務フローを作成する為に、業務にヒアリングを実施します。もし、既存のドキュメントが存在する場合は、その情報をインプットとして検討を開始します。もし、業務フローという言葉で社内の有効な情報を見つける事が出来ない場合は、運用マニュアルや手順書等で探してみるのも手です。

4. 業務プロセスの整理

収集した情報を分解やグルーピングし情報を整理します。集めた情報の業務プロセスの抽象度も場合によっては異なる場合があります。その場合、適する抽象度に情報を抽象化や具体化し活用できるように準備をします。情報を整理する際には、まずはハイレベルで業務を整理し、そこから情報を掘り下げる形で整理がお勧めです。

５. フロー図の作成

情報が整理出来たら、いよいよ業務フロー図を作成していきます。複数人で作成する場合は、ツールやテンプレート、ルールを揃える事で統一感のある業務フローを作成する事が可能になります。

6. フロー図のレビューと修正

業務フローは、まずはハイレベルで作成しそのハイレベルな業務フローで認識齟齬がないかまず確認し必要個所を修正します。その後、どんどん細部にブレイクし業務フローの幅を広げと粒度を詳細化し最終的に目的としたスコープ全体の業務フローを完成させます。

7. フロー図の共有と運用

業務フローは作成するのが目的ではなく、利用するのが目的です。システム開発であれば、業務フローをベースにシステム開発に必要な要件を洗い出します。既存業務フローをベースに将来の業務フローを作成して検討を深めます。

業務フローを業務運用のトレーニングとして活用する場合は、長期にわたり業務フローの更新・運用が出来るように体制と役割を定義しメンテナンスされるようにする必要があります。

業務フローを活用したシステム要件の洗い出し方イメージ

社内SE 1年目から貢献！情シス　企画・開発・運用 107のルール

業務フローを活用しどのようにシステム要件を洗い出すのかのイメージも解説します。大きく分けて、スクラッチ等でシステムを開発する場合と、パッケージやクラウドサービスなどを使う場合で業務フローの活用方法が異なります。

システムを作る場合には、As-is（既存）業務フローからどのように業務を変更したいかのTo-be（未来）業務フローを作成し、その２つを比較しギャップの部分がシステム要件になります。

一方、システムを活用する場合は、パッケージなどで事前に定義されているTo-Be業務の使われ方をベースに要求を洗い出していきます。

わかりやすい業務フローの書き方

業務フローを上手く書くコツは大きく２つのカテゴリに分類し解説できます。

１つ目は、複数人で上手く分業し業務フローを書くコツ
２つ目は、テクニカルな上手く業務フローを作成するコツ
です。

業務フローを上手く書くために、２つ目のテクニカル（レイアウトや図形の話等）方面にフォーカスしがちですが、プロジェクトや業務は一人で実施する場合は少なく、如何に上手く複数人で上手く書くシステムを構築するかが重要です。

複数人で上手く分業し業務フローを書くコツ

複数人で上手く業務フローを書くコツ

業務フローの目的を明確にする

一も二もまず初めに何のための業務フローを作成するのか？ の共通認識を持つ 必要があります。 目的の認識が作業者間やヒアリング対象のユーザーと整合できていない場合、本来聞くべき内容・書くべき内容を取りこぼすリスクがあります。

業務フローの作成のルールを統一する

複数人で業務フローを作成する為には、業務フロー作成のルールの定義と統一化がお勧めです。統一する為の手段として、同じツールやテンプレートを活用する、若しくは、初めにレイアウトを決め複数人で共有するなどの手段があります。ルール統一を実施していないと、業務フローの統合や業務フローの表現のばらつきにより不要な学習コスト・工数が発生してしまいます。
※すぐに活用できるテンプレートは記事下部でご紹介しています。

業務フロー作成スコープを明確にする

どのスコープの業務プロセスをフローとして作成するのか認識合わせが必要です。初めにこの作業を怠り業務フローを作成した場合、最悪AさんとBさんで一連の業務プロセスの可視化を実施していたつもりで、実はAさん作成とBさん作成の業務フローにギャップが生じ一連の業務プロセスのフローになっていないといった場面になります。

役割を明確化する

スコープと同様に誰がどの業務をどこまで掘り下げて作成するかも認識合わせが必要です。一言に業務プロセスといっても粒度がこなる業務フローが存在します。例えば、ハイレベルで業務を大まかに概要を捉えたレベルの業務フロー、更にもう一段落とし込み、より具体的な特定の業務シーンを掘り下げた業務フロー、更にはもっと細かく手順まで記載した業務フローもあります。複数人で分業する場合には、誰がどの成果物をどの粒度まで書くか定義が必要です。

例えば、
粗い粒度：倉庫業務を実施する
細かい粒度：（上記を細分化し）入荷業務、棚入れ業務、在庫管理業務、、、等々

ヒアリングをうまく計画する

プロジェクトで実施するヒアリングは、一人の担当者が複数人で作成する業務フロー領域の管理者・担当者である場合もあります。その場合、上手くヒアリングを計画しないと異なる業務フロー作成担当者が同じような質問を別々の会議でヒアリングしてしまい非効率です。 上手くヒアリングの計画を実施することで、効率的に業務フローのエリアのヒアリングを実施することができます。

格納ルールを定義し共有し運用する 

作成する業務フローは、更新されたり、変更されたりすることで様々なバージョンが出来上がる場合があります。業務フロー格納ルールを前もって定義しておくことで、資料の出戻りや運用時の効率化に繋がります。又、資料を共有できる状態にしておくことでプロジェクトや運用で有効に活用する事が出来ます。 

統一されたツールやテンプレートを利用する

プロジェクトで作成する業務フローの見え方を一緒にする為に、ツールや同じテンプレートを活用するのも手です。こうする事で、線の太さ、図中のボックス等々レイアウトが統一しやすくなります。こうする事で、複数人で作成されたプロセスの読み合わせが楽になります。又、業務フロー作成・管理するツールを導入しておくことで、バージョン管理や運用の局面で管理が容易になります。

テクニカルな書き方のコツ

業務フローのイメージを持つ

業務フローもものづくりです。モノづくりでは、初めに目的となるアウトプットのざっくりのイメージがあると準備がスムーズになります。例えば、家づくりだとしても、日本の家屋しか見ていない人は、欧米の家屋を作る事が出来ません。その為、業務フローを作成する際にも、幾つかのサンプルを見ておいて、あー大体こんな感じでつくるのね、とイメージがあると便利です。

以下では幾つか参考になりそうな業務プロセスを紹介してくれているサイトをご紹介します。以下はいずれも抽象度の高いプロセスですが、そもそも業務フローを書いたことが無い場合は、イメージを掴むことができます。

製造プロセス：日本ツール研究所

http://www.jtool.co.jp/hp/system_ex_maker.html

WEBでの販売プロセス

https://tsunaweb.book.mynavi.jp/tsunaweb/tsuna/detail/id=5068

点検修繕業務

https://www.hulft.com/bpmsample100/1189469_1753.html

問合せ対応業務フロー

https://www.hitachi-solutions-east.co.jp/products/appsquare/b_column/unique_column01/

作業時間を確保する

上手く書くために必要な時間の確保を実施します。業務フローは書きなれてくると要領がわかり短い時間で書くことが出来るように徐々になります。しかし、はじめのうちはどうしても業務フロー作成に時間が必要になります。スキルは一朝一夕に伸びるものではありません。不足するスキルは、計画的に作業時間を確保することで作業品質を上げ、余裕を持って準備することできます。プロジェクトにおける業務フロー作成の目的は、短時間で効率よく仕上げることではありません。プロジェクトに必要な検討を進めるための手段として、業務フローが出来上がっていれば問題ありません。 

シンプルで分かり易い言葉を使う

業務フローの作成の目的は書くことではありません。使うことです。出来上がった業務フローは有効に複数人で活用出来るようになっていなければいけません。そのためには。業務フローで使われる言葉はシンプルでわかりやすい言葉を使い内容が容易に推測できるようにする必要があります。 

粗い粒度から作成する

業務フローを作成する場合は、粗い粒度から業務フローを作成します。その後、掘り下げる必要のある業務フローを更に細かく詳細化していきます。このアプローチを取ることで、漏れないダブりなく業務フロー作成できるようになります。 

社内SE 1年目から貢献！情シス　企画・開発・運用 107のルール

見やすさを意識する

業務フローを作成時はシンプルでわかりやすい言葉に気を付けるだけでなく、見やすさも意識する必要があります。PPT作成時と同じ感覚で図のレイアウトや余白等の可視化的な部分を意識する事で、より見やすく読み手に伝わる業務フローになります。 

時間の流れを意識する

業務フロー作成時は、プロセスの流れや時間を意識する必要があります。業務プロセスは、場合によっては前後の依存関係があったり、並行して走しったりするプロセスも存在します。時間を意識したり、流れを意識して作ることでそのような点に気を付けて作ることができます。 

ヒアリング、検証、修正を繰り返す

業務フローを上手く書く為には、複数回のヒアリング、検証、修正をぐるぐると回す必要があります。これは、あなたのヒアリングや業務フロー作成が上手くない事が原因ではありません。（特に業務フローが存在しない場合）最初の担当者へのヒアリングでは、担当者自身も業務プロセスを体系化できておらず、充分な情報を収集できていない可能性があります。作成した業務フローを元に再度レビューを実施する事で、担当者も体系的に可視化して業務プロセスを理解出来、当初の説明時に不足していた情報や誤っていた情報を修正できたりします。

代表的なフローチャートの記号図形一覧

ツールなどを活用する場合は、既にツールで定義されていますが、もし、（おすすめしませんが）一から記号を定義する場合は以下が参考になります。しかし、おすすめは、自社の既に存在する業務フローのテンプレートを活用（社内での学習コストが低く済む）や以下でご紹介しているテンプレートの活用がお勧めです。

例①　 Ferret

https://ferret-plus.com/7102

例②　アーチ株式会社の記号一覧

https://arch.inc-pc.jp/flowchartdraw/index.html

業務フローサンプルやテンプレート

直ぐに使えそうな業務フローのテンプレートを紹介していきます。

エクセル業務フローテンプレート

業務フローテンプレート　PPT

クラウド業務フローツール　

インストール型業務フロー作成ツール Visio

システム開発における業務フローとは何か？進め方・目的・書き方のポイントや注意点解説まとめ

本記事で解説した内容のまとめです。

業務フロー作成の流れ

業務フローを書くコツ

業務フロー作成サンプルやツール