システム開発を学びたい!

「業務一覧・システム化業務一覧・機能一覧」とは?書き方のポイント

システム開発を学びたい!

業務一覧、システム化業務一覧、機能一覧の違いって何?
それぞれどんな違いに気を付けて準備すればいいの?
書き方のポイントを知りたい!

と言った疑問に答えます。

この記事を読むことで、システム開発で必要な、重要な3つの一覧の依存関係とシステム開発をスムーズに進めるポイントを理解でき実践でのスキルアップにつなげることができます。

本文では、
・そもそもの「業務一覧、システム化業務一覧、機能一覧」の言葉の定義
・「業務一覧、システム化業務一覧、機能一覧」の相関の関係
・それぞれの一覧の役割のおさらいと書き方のポイント
・業務一覧、システム化業務一覧、機能一覧の質を上げる方法

の順で解説していきます。

✔記事の信ぴょう性

SE+社内SE歴15年以上。現大手EC運営企業の管理職 兼 社内SE講師。

グローバル(15か国以上導入)へ大規模ERPシステム開発・導入を実施。

2018年よりSE講師として100名弱の部下・生徒の教育を実施。

業務一覧、システム化業務一覧、機能一覧とは?言葉の定義

業務一覧、要求一覧、システム化業務一覧、要件一覧、機能一覧といった様々な一覧がシステム開発では乱立します。

それぞれの一覧が目的・役割がある成果物です。その役割・目的を理解する事で、必要な成果物と作業をしっかり理解できます。

企業文化によって若干定義が異なる場合もありますが、以下の定義を頭に入れておくことで基本が抑えられ、臨機応変に対応できるフレームワークが構築できるようになります。

それぞれの成果物の根底にあるのは、いずれの一覧もシステム開発の何かをクリアに定義するために使われるツールです。その点を理解すると使い方もイメージできます。

業務一覧、システム化業務一覧、機能一覧の意味

業務一覧とは?

業務一覧とは、業務フローに基づき洗い出される業務作業を一覧化したものです。

システム開発プロジェクトを推進する際の注意点
システム開発で効率化する業務はあくまでも全体業務の一部です。どこかで必ず人の作業が発生します。業務一覧を作成する際には、まずは業務フローを作成し、そのから業務一覧を作成が王道です。システム化に関係がある箇所だけにフォーカスせず全体プロセスから一覧作成をお勧めします。

業務プロセスの書き方は、【知らないと失敗する業務プロセス図作成の基本】の記事があわせておすすめです。

要求一覧=システム化業務一覧とは?

要求一覧は、一般的にシステム化する業務一覧の一覧と同義で使われます。

ここでのポイントは、一覧化した業務の中のシステム化する観点に絞り要件を一覧化したものです。

業務プロセスに基づいて一覧化しないと、業務の前後の繋がりで抜け漏れが発生したりし使えないシステムを構築してしまう温床になります。

単一の機能のみの微修正であればプロセスの洗い出しは不要の場合はありますが、そうでない場合は左の成果物から右を作っていく流れがおすすめです。

機能一覧とは?

機能一覧は、業務の要求一覧=システム化業務一覧に基づきて作成するシステムの機能の一覧になります。

1つの業務シーンを実施する場合に、システム的には複数機能に分かれる場合もあります。

業務一覧、システム化業務一覧、機能一覧の相関関係

ここまでの解説をまとめると上記の絵になります。
・業務一覧が、要求一覧=システム化業務一覧のインプットになり、
・要求一覧=システム化業務一覧が機能一覧のインプットになる

流れです。

つまり、この相互の関係性を理解しておくと、企業・ベンダー事に定義が異なっても臨機応変に準備を進めることが出来ます

それぞれの一覧の役割のおさらいと書き方のポイント

一覧を上手く作り上げるポイントは以下です。

業務を実際に実施している人にヒアリングする
責任者としっかりと合意をする
工程を飛ばさずプロセスに沿ってドキュメントを準備する
ベンダーに丸投げしない
関連するスキルを磨く
業務一覧、システム化業務一覧、機能一覧のサンプルを活用する

業務を実際に実施している人にヒアリングする

業務一覧の書き方のコツは、業務を実際に実施している人にヒアリングする事です。

よく失敗するケースが、企画部門のユーザーや社内SE/情シスが妄想で作ってしまうことです。

そんな、バカな、、、と思うかもしれませんが。時々見かけます。

一覧を作成していくうえで一番元となる情報ですので、しっかりと現場にヒアリングし作成をしましょう。場合によっては、既に現場で利用している運用フローが存在する場合もあります。

ただし、プロジェクトを成功させるためにはそれだけでは不十分です。

責任者としっかりと合意をする

業務一覧を書く上では詳しい人にヒアリングしますが、プロジェクトを成功させるためには、責任者としっかりと合意をすることが非常に重要です。

新しく出来上がる仕組み=ツールで業務を遂行しコスト削減やお客様の満足度を改善することが重要です。ですので、書き方も大事ですが、それよりもきちんとステークホルダーと合意する!を忘れずに実施しましょう。

要件定義でステークホルダーときちんと合意する方法に関しては以下の記事がおすすめです。

工程を飛ばさずプロセスに沿ってドキュメントを準備する

既存の業務一覧に基づき、システム化したい要求を一覧にしていきます。一般的にはAS-ISの業務フローからTo-BEの業務フローを作成し、そのフローの中でシステム化したい箇所を明確にし、それを文章にする作業です。この工程をしっかり実施することが重要なポイントです。

しかし、あまりにもこの基本のプロセスをしないケースを見かけます。システム開発する部分は、業務の全てではありません。重要になるのはプロセス・業務全体のフロー(生産性・生み出す価値)です。

ベンダーに丸投げしない

機能一覧を基本作成するのはベンダーさんになります。ここでは、機能一覧をきちんと書いてもらうポイントをお伝えします。

ここまでの成果物の依存関係が理解できると予想がつくかもしれませんが、重要なのは前工程のインプットの質です。その情報が業務ユーザーと認識があっていれば、必要な機能要件を正しくベンダーに伝えることが出来ます。

後は、ベンダーから出てくる機能一覧をしっかりとレビューする時間をとることが重要です。

社内SEの皆さん、決して丸投げではいけません

スキルを磨く

ここまでの解説で、それぞれのフローを体系的に理解でき、依存関係も腹落ちしたと思います。この理解だけでも、なぜその一覧が必要で何がインプットとなり準備が可能か?がクリアになります。

とはいえ、上手に成果物を用意するためには、社内SEとしていくつかの必要なスキルがあります。

必要なスキル

ビジネススキル
・抽象化スキル
・ヒアリングスキル
・アウトプットスキル

→「社内SEの勉強におすすめ!システム開発が学べる本22冊【厳選】」の記事の11冊目・13冊目でヒアリングとアプトプットの向上におすすめ書籍を紹介しています。

ITスキル
IT人材に必要なITスキルと伸ばし方は「初心者必見|社内SEになるのに必要・おすすめな資格・スキル」の記事で詳しく解説しています。*システムエンジニアさんにも有効です。
又、プログラミングスクールを活用して実力を短期間で伸ばしたい人は、「【無料・転職支援あり】短期スキルアップ!おすすめプログラミングスクール」の記事もおすすめです*無料あります。

抽象化スキル

抽象化スキルとは何か?を【抽象化思考とは?意味を誰にでもわかりやすくIphoneを例に解説】の記事で詳しく説明しています。抽象化スキルを身に着けることで、同じ状況を目の前にしても物事を考える視点を変えることが出来るようになり、違った粒度の情報にアクセスすることが出来ます。

システム開発においては、業務ユーザーの要望を低いレイヤーだけでなく、例えば顧客の視点や、チーム全体で見た際の視点等思考に広がりを持つことが出来ます。

ヒアリングスキル

システム開発は業務とのコミニケーションから文章化し成果物を構築していきます。この際にそもそも業務が発する言葉から真相を理解し、文字にする事が重要です。業務ユーザーの言葉の真意をついて、本質を理解した問いを出来るようになるとレベルがグンと上がります。

アウトプットスキル

ヒアリングスキルで情報を取得し、抽象化思考で思考を多角的に考え・捉えてもアウトプットにできないとプロジェクトとしては進みません。レベルの高い成果物を書けるようにアウトプットの磨きこみも非常に重要です。

ヒアリングスキルとアウトプットスキルのレベルアップにおすすめの書籍は、以前【社内SE/情シスが独学で成長する8ステップとおすすめ本14冊】の記事紹介しています。合わせて覗いてみてください。

業務一覧、システム化業務一覧、機能一覧のサンプルを活用する

ここまでの書き方と並行して、テンプレートの活用も強くお勧めです。

以下で解説するサンプル・テンプレートの活用でフレームワークをそのまま利用できるので作業の質をあげることができます。

2-8 システム開発の成果物・ドキュメント一覧まとめ【DLリンク有】
システム開発で登場する成果物・ドキュメントをダウンロードして使えるサイトが知りたいと言った疑問に答えます。社内SEに必要なシステム開発のド...

「業務一覧・システム化業務一覧・機能一覧」とは?書き方のポイントおさらい

本記事で解説した内容を最後におさらいします。

業務一覧とは
業務フローに基づき洗い出される業務作業を一覧化したもの

要求一覧とは
一般的にシステム化する業務一覧の一覧と同義で使われまる
一覧化した業務の中のシステム化する観点に絞り要件を一覧化したもの

機能一覧とは
業務の要求一覧=システム化業務一覧に基づきて作成するシステムの機能の一覧

業務一覧・システム化業務一覧・機能一覧を上手く書くための勘所
業務を実際に実施している人にヒアリングする
・責任者としっかりと合意をする
・工程を飛ばさずプロセスに沿ってドキュメントを準備する
・ベンダーに丸投げしない
・関連するスキルを磨く
・業務一覧、システム化業務一覧、機能一覧のサンプルを活用する

要件定義フェーズでも要になる成果物の一つです。本記事の内容を参考に品質を上げられることを願います。

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