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要件定義FIXできない。要件定義を終らせるコツ・仕掛け【社内SE】

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なかなか要件定義をFIXできない
正しく進めてるはずなのに、終わらない

と言った悩みを解決します。

この記事を読むことで、要件定義を上手く固めることができます。

この【上手く】がポイントです。要件定義のFIXは結局決めなので、その決める為にどう仕掛け、上手い具合に誘導するか?を解説します。

✔記事の信ぴょう性

SE歴10年以上。現大手EC運営企業の管理職 兼 社内SE講師として活躍中。15か国以上へのグローバル利用の大規模ERPシステム開発、パッケージソフト導入等幅広く開発を経験。要件定義は得意領域で講義も要件定義系多数実施しています。

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要件定義が決まらない原因はいけてない業務ユーザー

よくある要件定義が終わらない・FIXできない原因は、

・業務ユーザーが素人過ぎて要件を決めることが出来ない

・要件定義後期で考慮漏れがあってやり直しになる

・最終的に決定してくれない

といった原因じみた理由を上げる場合がありますが、間違っています

要件定義をFIXできない要因は、技術的要素・成果物の準備モロモロあげることができますが、根本的な原因は、いけてない業務ユーザーです。

*どんなにあなたが優秀でも、NGでもとどのつまり業務がNGなら何も始まらないのです。

ぶっちゃけ、業務ユーザーがしっかりしていれば特に社内SEは何もしなくても自動的に要件が出てシステム開発に進むことが出来ます。

が、しかし、そんな状況は起こりません。社内SEが対峙する業務ユーザーはIT素人・システム開発初めてがほとんどです。

つまり、社内SEにかけている視点・コツは、そのいけていない業務ユーザーをどう動かすか?教育するのか?にあります

この本質をとらえると、先で上げた課題も解決することが出来ます。

上記の例を補足します。

・業務ユーザーが素人過ぎて要件を決めることが出来ない
→素人を教育するセッションを入れる。業務がアウトプットする時間を長めにとる

・要件定義の後半で考慮漏れが発生。やり直しになる
→そもそも、業務領域横ぐし会議なんて企画できないので横ぐし会を検討させる

・最終的に決定してくれない
→誰が何の情報で決定するか?会議体・その承認プロセスを含めお膳立てをする

上記全て、業務ユーザーへ歩み寄った働きかけで解決することが出来ます。

つまり、社内SEの方に伝えたいのは、どれだけ業務に歩み寄ってプロジェクト完遂の為に支援するのか?です。

言い換えると、どれだけ【やさしさ・思いやり】をもってプロジェクトに取り組むか?が要件定義を推進するコツです。

分かり易く例えると、

NGは、徳川家康スタイル=泣かぬならなくまでなくまで待とうホトトギス

推奨は、豊臣秀吉スタイル=泣かぬなら泣かせて見せようホトトギス

そして、もしあなたが次回プロジェクト構成するなら、=泣かぬなら殺してしまえ(外してしまえ)ホトトギス

となります。

出来ない相手に待っていてもしょうがないので、社内SEがのりしろを出し支援する必要があります。

要件定義を上手く固めるコツ=業務ユーザー支援

業務ユーザーを支援するために必要な観点は、

①社内SEがきちんと業務要件定義とは?をそもそも理解する
②一般的に社内SEと業務ユーザーのはざまで上手くいかない点の乗り出して対応する

の2つです。

①に関しては、要件定義の王道の進め方を別記事で紹介しています。以下参照ください。

2-6 【社内SE向け】システム要件定義の進め方・必要成果物とは?
システム要件定義の一人で進めれるようになりたい!進め方が分からない!と言った悩みに答えます。この記事でシステム要件定義のちょっと前の工程から進め方・プロセス・必要成果物を紹介します。この記事を読むことでどの順番で何を準備しなければいけないか?気を付ける点は何か?を理解できます。

②に関して、社内SEが対応必要なコツを一覧にします。

要件定義を上手く固めるコツ一覧

プロジェクトに必要な人材を巻き込む
プロジェクトの交通整理。役割を明確にする
成果物を明確化する・文章化を忘れない
時間軸を切る
フォローする
上手くいっていないことはエスカレーション
経験を体系化し蓄積する

プロジェクトに必要な人材を巻き込む

プロジェクトに限らず、仕事の問題のほぼ全ては人の問題です。

今回の要件定義が固まらない本質も人問題です。ですので、一番効果的な事は、いけてないプロジェクトチームになりそうだなと感じたら、早めにいけてる人=必要な知見を持った人を巻き込みましょう。

必要な人材のプロジェクトへのフルコミットが難しい場合は、必要な会議だけでも参加してもらう等調整するのも手です。いい人がアサインされないと愚痴を言うだけではダメです。

別の視点としては、仮に社内リソースで必要な人を巻き込めない場合、お金で解決しましょう←結構本気です。

外部リソースを上手く使えばいくらでもプロジェクトリスクを軽減することが出来ます(お金が問題にならない企業なら)。クラウドソース検討は、最大のクラウディアがお勧めです。

プロジェクトの交通整理。役割を明確にする

いくらいい人材を巻き込んでも、明確な役割を決めてあげなければ上手く機能しません。

よく発生するのが、課題はあるのにみんなでお見合い。。。これでは要件定義は終わりません

交通整理が必要です。

要件を固めるために、プロジェクト各位・チームの役割を定義しましょう。

・誰がデシジョンメイキングを
・いつするのか?
・何の会議で行うのか?

まで明確にしておくとベストです。

成果物を明確化する

役割のほかに支援が必要なのが、何をアウトプットすべきか?を決めてあげることです。

業務ユーザーが初心者の場合、本当は何を作ったらいいかわからなくてモンモンとしている、なんてこと結構あります。

成果物は何なのか?
ゴールは何か?

を明確化しましょう。

要件はどんな形の成果物になるか?そのイメージがないまま進めても要件を固めるフェーズになり要素が足りないなどと言った議論になっては後の祭りです。

時間軸を切る

優秀な人材の巻き込み完了、決める事も明確。。なのに進まない。。。。

そんな場合に必要な事は、プロジェクトの推進力です。

あまり業務の内容まで口を出すと主体性がなくなりやる気がどんどんなくなります。業務の内容に口を出さずプロジェクトを推進する方法をお伝えします。

やるべき事は、進捗をフォローできるように目標の時間を切ることです。

決められた時間に対しての進捗を見守ります。

もし、予定に対して進捗NGならハンズオンで支援も可能になります。時間を切ることにより、プロジェクトが音を立てて動き出します。

例:進捗報告の一コマ

時間を切らないケース:要件定義実施中で順調です!という報告。

時間を切ったケース:XX月20日の要件定義レビューに向け、要件定義中順調です。10日に成果物一覧を確認予定。という報告。

10日後。
時間を切らないケース:要件定義実施中で継続中。順調です!という報告。
→本当にうまくいっているのか計測不可能

時間を切ったケース:XX月20日の要件定義レビューに向け、予定通り一覧確認済み順調です。

と言った具合に進捗が見えるようになります。

上手くいっていないことはエスカレーション

業務の支援でもう一つ重要なことが、上手くいってない事をエスカレーションしてあげることです。

チクる感じがして悪い。とかは、考える必要がありません。先に、ユーザーにエスカレするからねと合意をとればいいのです。もし、まだ大丈夫というなら線引きをしましょう(日付を切る)。

決めた線に対してNGならエスカレの納得感も出ます。

例えば、

グルー
グルー

成果物のレビュー1週間遅延だけど大丈夫?

業務ユーザー
業務ユーザー

ベンダー来週だすから多分OK

グルー
グルー

じゃあ、来週水曜に出てこない場合は、
一旦上に、状況エスカレーションしましょう

来週火曜に状況確認会設定しますね。

と言った具合で推進すべきです。

出来ないユーザーに限って推進もエスカレーションもできない、なんてことよくあるので注意が必要です。

(できない人は、システム開発が出来ないのではなく、ビジネス全般にNGということです)

経験を体系化し蓄積する

一見業務支援と関係ないように聞こえます。しかし、要件定義をFIXさせる重要なコツです。

なぜならば、業務ユーザーを教育しますが、一番信頼できるのはあなた自身です。

次にもっと効率的に要件定義が出来るように。

さらには、業務ユーザーを教育できるように。

経験を体系化させ反復性のあるシステム開発・要件定義を推進できるようにしましょう。

要件定義のテクニカルスキル上達におすすめ書籍は、【2-17 【厳選】SEにおすすめ本20冊と勉強方法|社内SE/情シス必見】で紹介しています。

要件定義FIXできない。クロージングに導くコツ・仕掛け【社内SE】まとめ

要件定義をFIXするコツは、どのように業務ユーザーに社内SEが歩み寄り支援をするか?です。

支援する際のコツは、

プロジェクトに必要な人材を巻き込む
プロジェクトの中の役割を明確にする
成果物を明確化する・文章化を忘れない
時間軸を切る
フォローする
上手くいっていないことはエスカレーション
経験を体系化し蓄積する

です。

初めのうちはなぜ社内SEがそこまでやらなければいけないの?俺の仕事じゃねーと思い踏ん切りがつかないかもしれません。

誰の仕事とかではなく、やりたいのはITで価値を作りたいのです、業務ユーザーのせいにしていてはいつまでたってもシステム開発は進みません。

ビジネスにおいて社内SEの活躍は非常に重要です。社内SEがリードしIT×ビジネスの価値の創出を楽しんでください。