クリティカルシンキング ビジネススキル

「資料の体裁を整えろ!」と注意されないようにするコツ

クリティカルシンキング

パワーポイントでの資料作成が苦手
中身の前にフォントや体裁をいちいち注意されて腹が立つ
なぜ毎回注意されるのか理解できない

といった悩みを解決する記事です。

結論は、パワーポイントさけ、メモ帳を使う事です。

この記事では、
なぜパワーポイントだと資料の体裁注意されてしまうのか?
なぜ、Facebook, Amazon, Lilne等は社内の資料にパワーポイントを廃止したのか?
を解説します。


とはいえ、やっぱりパワーポイント使うの必須と人もいらっしゃると思いますので、
パワポ使う際には何をどう気を付ければいいのか?
も最後に解説します。

この記事で、得られるメリット・学べる事は、「伝えるための資料の目的 」 、「生産性を上げ仕事の考え方を変える」 きっかけになります。

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資料の体裁をなぜ、上司は細かく注意するのか?

あなたのパワーポイントの資料に注意してくるパターンは以下の2つの可能性です。

1つめは、無能な上司である

2つめは、有能な上司である

のいずれかです。

いずれにせよ、上司のテイストとあなたのパワーポイントの表現に差が生じた場合に指摘されます。つまり、あなたの資料は上司のパワーポイントのなんらかの違いがあるということになります。

無能な上司の場合は、指摘は無視して大丈夫

一番厄介なのが、このパターンです。ぶっちゃけ、このパターンの場合は指摘はほぼ無視で大丈夫です。指摘した事項もどうせ忘れてますし。。。

どうやって、無能な上司を見分けるのか?これは、簡単で、出来るビジネスマンは資料だけでなく、発言もろもろいけてます。つまり、いけてない無能な上司はそれ以外もいけてません。という事で、資料のレビュー以外の他の業務で出来ない無能な上司=あなたが指摘を無視してもOKな上司ときめつけてほぼ問題ないです。

万が一、どうしてもそんな上司がれレビューするという場合は、お尻の決まった会議(例:次の重要な会議が入っている)等の時間をねらって会議をせっていしたほうがいいでしょう。

ダメな上司のかわし方を記事にしています。 合わせて読んでいただきたい記事達です。
ダメ出ししかしない上司は無視。成長できる叱られ方
仕事で怒られ辞めたい時読んで!あなたの箱から抜け出し成長できるチャンス
目標設定面談で上司からのダメ出し!無視してOKな理由

有能な上司の場合は、あなたはかなり幸せ

とまあ、有能でない上司の話をしましたが、ぶっちゃけ有能な上司の方が少ないのが事実です。

もし、あなたの上司が有能であればガンガン指摘事項を盗みどんどん成長した方がいいですね。

実際、中小企業の方が組織の循環が行われず有能でない上司も日本の場合のさばってしまう傾向になります(海外の様に仕事の働きが悪いからといって一方的に解雇出来ないのが課題ですね)

考えてみても、有能な上司いないなという人は、まじで転職考えた方がいいと思います。。。
システムエンジニアへ転職おススメサイト3選とコツ システムエンジニアでなくてお勧めです。

資料の体裁を注意される際に理解必要な観点とは?

パワーポイントをなぜ注意されるか?理解していない事があります。それは、資料は書道と同じ道であるという事です。

ちなみに、習字とは字を習う事です。

習字とは読んで字の如し、字を習うことです。正しい筆順でお手本通りに書くことで、バランスよく綺麗に整った字が書けるようになることを目的としています。

書道入門

書道とは?

書道とは、筆と紙を通して自己表現をすることを目的とする芸術です。ただ字を書くのではなく、字に思いや感情を込めて書きます。書道で学ぶことは筆順や筆の持ち方といった基本的なことに加えて、自分の個性が出た作品を書くための技術を身に着けます。まさに、書の道ともいえるべきものです。

書道入門

パワーポイントでの資料作成は、この書道に非常によく似た傾向があります。

パワーポイントの資料を通じて、自己表現が可能です。ただ文字を書くだけであればワード等でも可能です。しかし、パワーポイントを選ぶと必然的に資料の体裁のハードルが高くなってしまいます。

つまり、パワーポイントの資料は表現豊かで体裁もきになる
本当に目的が共有ならパワーポイントはさけるべき

資料の体裁を注意されたくない場合はPPTではなくメモ帳を使う

資料の体裁の注意をさけるには、そもそも注意されずらいツールで報告を実施すればいいのです。

べつにこれ当たり前じゃん、と思った方。その通りなんです、、、しかし、意外とやってない人多いんです。人によっては、PPTで資料をきれいにするのが仕事と勘違いしている人さえいます。

生産性の高い海外の成長企業はパワーポイントの廃止し時間を短縮

Facebook, Amazon,Linkedinも社内でのパワーポイントの活用を禁止しています。

Facebook、LinkedIn、Amazonが、社内でのパワーポイントの使用を禁止
議論を深めるべき社内ミーティングではパワポは役に立たない!

上記の成長企業は、きれいなパワーポイントが価値を生まない事を知っています。価値があるのは情報品質であり、情報の装飾ではありません。

日本の様な仕事をしていては、海外との生産性の差が開く一方と感じますね。。。日本でも、生産性を上げる努力をこういった小さな事の積み上げで行わなければいけません。

それでもパワーポイントで資料を作らなければいけない場合は?

とはいえ、どうしてもパワーポイントでの資料作成が必要な場合どのようにすればいいのでしょうか?2つのちょっとした時短テクニックをご紹介します。

テクニック1:雛形スライドを社内文化に合わせ時短をしよう

まずは、会社会社に応じた社内常識があります。
・フォントの大きさ
・指定のカラー
・フォント形式
・書き方はこんな感じ等々です。郷に入れば郷に従えです。その会社の文化ともいえる社内常識を完全理解する事から始めましょう。おススメの方法は、上司に会社で通用するテンプレートを取得してしまう事です。

私の場合、そのテンプレートをPPTのデフォルトに設定してしまいます。詳しい設定方法は以下を参照ください。雛形スライドを個人用テンプレートにしよう

もし、上司のレビューで指摘されたら私の場合はこの雛形をどんどん修正していきます。よく使うチャートやコンテンツはそのまま雛形の中に組み込んでしまいます。そうすると、開いた際にデフォルトで出来上がったものがあるので、必要であれば修正します。不要であれば削除なんて造作ない作業です。

テクニック2:PPTを装飾するスキルを磨く

パワポを上手に作れない場合、大抵はどんな観点でパワポをきれいにすべきかを知らない場合がほとんどです。

以下のサイトで非常に丁寧にパワポの装飾方法がまとめられています。是非一読ください。
使い方ひとつで、パワーポイントデザインの表現力は倍増する!
簡単に魅力的なスライドを作るための秘訣

パワーポイントの磨き込みは気の長くなるような時間が必要になります。必須でない以外は、メモ帳でシンプルに仕事をしましょう。

まとめ

資料の体裁がなぜ注意されるのか?ポイントは、人を見てそもそもその指摘聞くべきなのか?無視するべきなのか?判断する事です。

お勧めの資料の体裁を注意されない方法としては、そもそも注意されるパワーポイントを使わない事です。一流の企業は既に生産性を意識しパワーポイントなんて使ってません。いち早くその事実に気づき、パワーポイントを装飾している時間を価値を生む時間に変更させる必要があります。

とまあ、軽い感じのトッピクのようで実は仕事の本質を突くような記事でした。

おわり