ビジネススキル

上司へ説明ヤダ!『話しが伝わらない』を劇的に改善するノート術

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上司に説明すると『わかりずらい・意味が分からない・何言ってるかわからない』って言われる。話をうまく伝えたい。もう説明で怒られるの嫌だ

といった、悩みを解決します。

この記事で、上司に話が伝わらない本質と本質を踏まえた改善方法を解説します。話し方がうまくなるだけではなく、話すべき内容の整理するスキルを上げることが出来ます。結果、ストレスレスで説明することが出来るようになります。

✔記事の信ぴょう性

SE歴10年以上。現在、大手EC運営企業の管理職 兼 社内SE講師として活躍中。15か国以上へのグローバル利用のERPシステム開発やパッケージソフト導入等幅広く開発を経験。

SE講師として体系化したコンテンツの一部をお届けする事で、社内SE・情シスの方にお役に立てればと願っています。

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なぜ上司に話が伝わらないのか?の理由理解しよう

上司に話が伝わらないのか?の本質

話が上手く上司に伝わらない原因は大きく分けて以下の2つあります。

1.上司が無能
2.あなたの説明に改善の余地がある

上司が無能

あなたの問題ではありません。嫌な気分になって当然!意外とこの事実に気づいただけでも心の安住度が違うという人多いはずです。

そんな!まさか~とおもいますよね。でも、あるあるです。

ダメな上司に対して、どうもこうもできません。

ポイントは、あなたの出来る事にフォーカスすることです。

ダメな上司は変えれませんので、出来る最善のお勧めは、職場を変えるしかありません。転職に向けたガイドも記事にしています。あわせて参照ください。

3章 はじめての(社内SE)転職活動の始め方【完全ガイド】
転職を考えてるけど、どんな風に準備したらいいのか分からない、といった悩みに答えます。この記事を読むことで、転職今回が初めて!とっても不安という方が、どうやって転職準備を進めていけばいいか?ガイドします。手順が分かるだけではなく、上手く転職活動を進める上で必要なアドバイスも実施していきます。

上司が無能の場合、
・気にしない →あなたに変える上司を変えることはできないの真面目に付き合うと摩耗します。出来ることは、粛々と転職の準備と以下の自分磨きです。無能な上司に向き合ってはいけません。

あなたの説明を改善【話が上手く伝わらない人】は説明プロセスが問題

伝わらない人の説明プロセスと伝わる人の説明プロセスの比較

上記理解で、あなたに非の無いケースの対応は完了です。次に、あなたの話し方を更に改善し「伝わる話し方・説明方法」を解説します。

話が伝わらない人の説明プロセス

何かを体験、もしくは、質問される

いきなり話始めてしまう

話がまとまっていない。 支離滅裂

話が伝わらない

上記プロセスの最初の部分で、話が伝わる人と伝わらない人で差が生まれます。

話が伝わる人のプロセス

何かを体験

何を話すべきか相手の立場で考えて整理している

質問される・報告に行く

話がまとまっている。

話が上手く伝わる

話が上手く伝えられない問題の真相は、話がまとまっていない】点にあります

この『何を話すべきか相手の立場で考えて整理する』を習得する事で、劇的に伝わる説明を身につける事が出来ます。

相手の立場で考えて話すためにおススメの思考術

・抽象化思考で情報粒度を精査
・単純化思考で更にシンプルに伝える工夫

この2つの思考術を使い話す内容を適切に整理できるようになります。

抽象化思考で情報粒度を精査

「相手に伝える」ポイントは、『話し相手』によって求める情報が違う事の理解です。 これを体得できれば、伝わる説明を身につける事が出来ます。

話がまとまっていない人は、「自分なりに整理 」 します。
伝わる人は、「相手の立場で整理」します。
これが違いです。

この相手の立場で考える方法でおススメが抽象化思考です。上司の場合、あなたとは求められる役割・目線等が違います。そんな上司の目線で考えればそれを口にするだけになります。

✅もっと詳しく抽象化思考を身に着けたい人にお勧めの記事は以下です。

単純化思考で更にシンプルに伝える工夫

抽象化思考で、適切な情報粒度で整理できた状態は、情報収集が終わった状態です。そこから、さらに、物事をシンプルな言葉で表現し相手に伝える必要があります。

具体的には、あなたと上司では知識レベルでも差が生まれます。より現場に近いあなたの方が特定領域ではプロフェッショナルです。そんなプロのあなたが素人に話すにはある程度、相手の知っている言葉に直す必要があります。

これは、何度か説明し相手の知識レベルを確認し長期で調整していく必要があります。

抽象化思考で相手に物事を上手く伝える具体例:システム開発時の障害

あるシステム開発のシステムテストで性能障害が発生したとします。


役員とプログラマーで伝えたい内容・知りたい内容が変わります。

役員に対して : 障害はあるものの軽微なバグで問題ないという情報が必要
→システムで顧客へのサービス提供・事業インパクトが責任で気にしている

プログラマーに対して:SQLで具体的にどんな事象が起きているかの情報が必要
→コーディングでどんな問題があり、どうコードを書き換え性能を解決するかに責任がある

このように情報量をコントロールし、聞き手に必要な抽象度に合わせる必要があります。

グルー
グルー

上司に『何言っているかわからない』と言われる人の殆どが適切なレイヤーで会話が出来ていません。

それにより、上司がプロジェクト全体の進捗を気にしているのに、あなたは具体的に説明しすぎるといった不一致が発生します。

話が分かりやすい人、できる人の特徴としてこれが必ずできています。

相手の立場・考えを理解する為のお勧めの方法

一番手っ取り早い方法は、上司になりきって一度思考してみる事です。

立場変われば視点が変わるとは、まさにこれに該当します

とは言われても、すぐに出来ない!!
なにかお勧めの抽象化思考方法教えて!

様々なやり方がありますが、個人的に一番有効だった抽象化のトレーニング方法を紹介します。

メモ術:メモの取り方で話す相手の抽象度で考え・話す方法

おススメの『相手の立場で物事を考える方法』はメモの取り方を工夫する方法です。

仕事術フレームワーク
・メモ欄に真似したい考え方の人の名前を書いてしまう
・視覚で意識し強制的に考えを巡らせる

強制的に意識するようにメモ欄の右側等に上記の様に、部長や真似したい人の名前を書きます。

慣れてくると書かなくても自然に出来てしまいますが、慣れるまでは非常にお勧めの手法です。

私が実践していた方法を紹介します。以下の図をご覧ください。



このフレームワークで、思考を型にはめてしまいます。

このメモがもたらす副産物|あなたをなりたい人物に近づけます

この方法をお勧めする理由が、思考整理だけの為ではありません。

思考を真似ることによりなりたい人物にもちかづけます。

憧れの存在の様に考え行動をする人が評価されるのは時間の問題です。

つまり、なりたい自分になれる方法が上記のメモに隠されています

上記、メモ術を導入

憧れの存在として思考

憧れの存在として行動

会社に貢献

周りの評価があがる

昇進する OR 行動によりどんどん憧れの存在に近づく

原則として、能力にいずれ職位はついてきます。

抽象化思考を磨くことが何よりの方法です。抽象化思考のトレーニング方法はこちらでご紹介しています。合わせて読んでみて下さい。 学校で教えてくれない抽象化思考のトレーニング方法3選

上司への説明ヤダ!『話しが伝わらない』を簡単に改善する方法まとめ

上司から上手く説明する為に必要な知識は、説明が伝わらないのは上司の問題とあなたの問題で分離して考える必要があります。上司の問題は、あなたに出来ることは転職意外にあまりありません。そこに摩耗する必要はありません。

注力すべきは、どうすればあなたの説明力を磨けるか?です。説明を上手にするためには、設枚が上手くなるプロセスを取り入れる方法があります。それは、話す前工程が重要で、話を相手の立場で適切に整理する必要があります。おススメの思考方法は、抽象化思考と単純化思考です。

この2つを身に着け実践で積み上げることで、上司への説明が上手く伝えられるようになります。

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