ビジネススキル

【効果大】タスク優先度の決め方|仕事を漏らさず終わらせる方法

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仕事が多すぎて、全然終わらない
効率的にタスクをこなしたい
タスクを漏らさないようにしたい
タスクをストレスフリーで終わらせたい

といった課題を解決する記事です。

この記事であなたの役に立つタスクの効率化術をお伝えします。

この記事を読むことで、ざっくり無駄な8割の仕事の優先順位を下げ、意味ある2割の仕事にこの記事で、集中できます(パレートの法則)。

さらに、今のあなたにとっては摩訶不思議、出来るビジネスマンの常識の取捨選択により仕事の生産性が上がり、職場での評価が上がります。

この手法の有効性ですが、私自身この方法でグローバルERP開発・導入プロジェクト(言語・時差のあるチームで構成された大規模且つ複雑なタスク)をやり切りました。この考え方を理解でき実行できるまでは、仕事に追われ疲弊していました。しかし、この方法を画一してからはどんなプロジェクト・どんな国の人でも通用するタスク管理を身に着け仕事をこなしています。実績ありの手法です。

かなり長文でボリュームあります。何度か読み直して1つづつ実行してみて下さい。実行めちゃくちゃ大事です!

このタスク管理のステップは以下の目次の4つです。順に解説していきます。

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①やるべきタスクと、それを邪魔するタスクを理解しよう

まずは、この記事で一番重要なな概念から解説します。

有限なものと無限なものの確認です。

時間は有限タスクは無限 この理解が一番大事

タスクは終わらせても終わらせても湧いてきます。

そんなの当たり前とおもったと思います。しかし、この『 時間は有限。タスクは無限 』理解があなたのタスク管理能力に差を生みます

タスクを上手に終わらせるにはこれに逆らいません。

有限な時間で無限なタスクを実行するには、優先順位が必要

有限な時間で、無限なタスクを実行するためには、
無限に湧くタスクを優先順位を決め実行するしか方法はないのです。時間は増やすことはできません。

時間は増やせない。やるべきタスクの優越をつける事しかできない
つまり、この優越をつける事に神髄がある

例:タスク管理は飲み物。どれだけ飲むかではなく、何から飲むかが重要


サンプルを使い説明します。タスクは飲み物と仮定します。作業できる量はあなたのグラスです。
液体はなくなりません。どんどんやってきます。重要なことは、一度に飲める量は決まっています。大事なポイントは早く飲むか?ではなく、何から飲むかです。早く飲むことはできますがそれにも限りがあります。急げば味わう事もできません。繰り返しますが時間は増えません

この大事なポイントさえ理解できればあなたのタスク管理は半分うまくいったようなものです。それくらい重要な概念です。この概念が理解できると、以下の言葉も胸に突き刺さるでしょう。

「人生の意義は、「何をなすか」ではなく、「何をなそうと胸を焦がすか」である」
(ハリール・ジブラーン:詩人) 

この何をなそうと胸を焦がすか?とこれからさらにお話する優先順位が大きく関連します。

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②優先順位を「決められる人 」 と「決められない人 」 の差は?

タスク管理には、何から始めるか?が重要と解説しました。


どうやって、効果的な優先順位を決めることができるのでしょうか?

この答えはすごくシンプルです。成果の出るタスクから実施する。つまり、やって意味のあるタスクを実施する必要があります。やらなくていいタスクをやらないことが、成果の出るタスクに集中して実施する方法になります。

絞りと集中が限られた時間で成果を出すポイント

でも、やるべきタスクって何の?なにから優先的に実施すればいいの?

やるべきタスクって何?そうでないタスクとどう分類するの?

この記事の2つ目の重要なポイントのお話をします。

1つ目は、時間の重要性をご説明しました。優先順位を決める必要があるというお話でした。

2つ目で重要な点は、あなたの情熱・志です。

ちょっと関係ない話に聞こえるかもしれません。

しかし、大いに関係があります。実は、作業を効率的に進められない人は優先順位を決められません。というより、ありません。なぜ決められないかというと、志がないからです

言い換えると、やりたい事・やるべき事が明確な人は何を優先すべきか?が分かるのです。

もっと、深く説明すると、自分のものさしがない人は、他人が決めた優先順位のみで行動するようになります。これでは、他人に都合のいい人生を歩んでいることに他なりません。当然ストレスもたまります。

優先順位があるということは、自分の中で何を成し遂げたいかあるという事
それがないということは、他人が決めた人生を歩んでいることに他ならない

優先順位の決め方にもちょっとしたコツ

優先順位を持つには志・情熱が必要とお話しました。

これにもコツが必要です。

一度仕事と言う枠を取り払い自分は何をしたいか?5年後何になりたいか?を考える必要があります。

そこから1年後、1か月後どうなっていたいか?まで考えれるとベターです。

なぜこれが仕事の優先順位に影響してくるか?というと、この軸がないとあなたの成長につながるタスクの優先順位が低いままでやらない事リストに載ったままになるからです。


どうやって、情熱・志をみつければいいの?
よくわからない

これにも答えがあります。

実は、大半の情熱・志・軸が分からない人は、自分と向き合う時間が足りていません。

向き合ってもいないのに見つかるわけがありません。

4つばのクローバー探すのだって時間かけないと見つからないですよね。それと同じです。

これだけは、方法がないんです。自分と向き合って自分の為に時間を使ってあげて会話してみるしかありません。

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③効率的なタスク管理方法はフレームワークを使い習慣化しよう

ここからは、上記でご説明した概念に基づき具体的にどのように行動すべきか?のサンプルをご紹介します。タスクの優先順位が重要であるとわかったあなたに使えるフレームワークをご紹介します。

作業を効率的に実施する3ステップ

その3ステップは以下の3つです。めちゃくちゃシンプルです。大抵、重要な事や物事の本質をついてることはなぜかシンプルです。

①タスクを一覧化する
②分類する 
③取捨選択し実行する

①タスクを一覧化する

一覧化はツールは何でもいいです。
重要なことはすぐに実行する事です。

②タスクを分類する

これにはちょっとしたコツが必要です。今回以下のフレームワークをご紹介します。以下の図を使い解説します。私は以下のような4象限を頭の中に入れています。

タスク分類フレームワーク

上下の軸は、重要度です。もし、重要度が低ければBかDの象限に分類します。
左右の軸は、緊急度です。緊急度が低い場合はAかDの象限に分類します。

例えば、SEの方で、納期の迫った成果物の仕上げタスクはCの分類になります。
逆に、期限がまだまだあるレポートの提出などはBになります。こんな感じで使います。

何かタスクが発生すると頭の中でこのフレームワークで整理し優先順位を付けます。

③取捨選択し実行する


取捨選択する前にに質問です。

あなたが一番最初に実施するタスク下記のフレームワークのA~Dのどれですか? ちょっと1つ選んでください!

あ!やってないね。今回の記事の重要ポイントなので考えてみて下さい!!!

では、もう一度

あなたが一番最初に実施するタスクA~Dのどれですか?

Aから実施しよう

タスク管理で重要で、一番最初に実施すべきは、Aです

なぜAからか?というと、重要で緊急度が高い事をやるのは誰でもやるんです。というより、逃げられません。これからやっていては、他人の人生を歩かされているだけになります。

自分の成し遂げたい事に向かっていくためには、自分に重要な事を人のタスクよりも先に、周りの人よりも多くやるんです。

会社で見まわしてください。ほとんどの人が出来ていません。

というか、気づいていません!

結果、大事なことが後回しになり、夜残業をしている人や、やるべきことを終わらせることができず叱られている人、周りに沢山いるはずです。

✔合わせて読みたい:残業やだ!なぜ日本人は残業するの?早く帰る方法は?裏技あり

世界が変わって見えるはずです。

さらに、このAから実施することにさらにメリットがあります。時間が迫っていないということは、質もあがります。結果、大事なことを丁寧に実施するのであなたの評価もあがります。これまたシンプルなロジックです。

Bはごみ箱に捨てる、Cはスケジューリングし実行。Dはやらなくていいならやらない

Bは無駄です。辞めましょう。

Cです。これは重要で緊急なタスクです。出来る限り計画的に行います。もし、予期せね特急の仕事が飛び込んできた場合は自らを高めるチャンスととらえ実施しましょう。

Dに関してはやらなくていい場合が多いです。重要でないんですもん。Dに関しては極めて慎重に見極める必要があります。時間は限られているので重要な事をしっかりやることが必要です。

この取捨選択と優先順位を地道に毎回丁寧に実施し続けることで違いが生まれます。

この手法が有効な実例紹介

この手法が有効な理由は身近なところでも、そうでないところでも立証されています。

世界一の投資家ウォーレンバフェット氏も同様の思考

まずは、雲の上の存在から覗いてみます。世界で有名な著名投資家のウォーレンバフェット氏同じような概念を説明しています。その方法は、やることを25個リストアップしトップ5を選択しあとは捨てる事であると言っています。

The 5/25 Rule – How Warren Buffett Sets His Goals (animated)

身近な実行の有効性を見てみましょう

会社で出来る上司いると思いますが、十中八九そんな上司は仕事はできるけど、どこか抜けてたりしませんか?すべてが完璧な人は当たり前ですがいません。しかし、違和感を感じませんか?仕事めちゃめちゃできる人がお茶目とはいえ、そんな事いつも忘れるとか。

彼らは厳格な優先順位があるんです。なのでやるべきことに集中しているので捨てているんです(おそらく)。私の知り合いはそんな人が多いです。 タスクへの徹底的な絞りと集中がそんな上司の背中をあなたに見せています。 よく天才肌の人が食べ物・身なりを全く気にしない人が多いのもおそらくこのせいでしょう。

④タスク管理は点では無く線で実施する

最後にして、最大の重要なポイントです。

それは、上記で説明したタスク管理を継続する事です。これまたシンプルすぎて唖然とした方がいらっしゃると思いますが。これが多くの人が出来ないことで継続すると大きな差につながる点です。

タスク管理の上手な人は、タスク管理の概念を理解し実行できるだけではなく継続できる点にあります。この継続により体系化された作業管理が磨きあげられます。これを、1年、2年、5年、10年と継続すると相当洗練された状態になることは容易に想像できます。。

やはり、基本は継続は力なりという事です。今回はこの継続方法のコツもご紹介します。

習慣の力を活用し無理なく継続する方法

いくつか継続する方法があるのですが、今回は習慣の力を使った方法をご紹介します。

朝起きてテレビをつける。習慣になっている人いますか?朝起きてご飯を食べるやトイレにいくとちがって生理的欲求ではないので行う必要はないのになぜ無意識で実施するのでしょうか?答えは習慣になっているからです。

習慣までに物事を高めると意識しないで当たり前のようにできてしまいます。自転車に乗るのも同じですね、一度体で覚えると無意識で実行できます。

タスク管理も同じです。最初は慣れないかもしれないですが、自身のルーティンワークの中に上記の①リスト化②分類③仕分けのルーティンワークをスケジュールとして入れてしまうのです。そうすることで、ハードル低く習慣にできます。

お勧めの習慣化サイクル:夕方タスク棚卸 早朝 優先度高を作業

夕方帰宅前に実施します。そして、朝一番出社すると、昨日決めたまずやるべきことを朝の時間で終わらせてしまいます。朝は、一番頭も冴えわたるのと飛び込みのタスクも入ってきづらいです。私の場合、メールチェックもその決めたタスクが終わるまで実施しないと徹底しています。

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まとめ

タスク管理で重要なテクニックよりも重要な考え方と具体的なタスク管理方法をご紹介しました。重要なポイントは以下です。

①時間は有限であり、タスクは無限であるので優先順位付けが重要である事
②優先順位を決めるために自分の情熱・志を整理する事
③フレームワークを使い優先順位を効率的に実施する事
④タスク管理を習慣化させる事